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Niklas Gottlieb · Vortrag Handwerk trifft Start-ups

Wo stecken eure acht Minuten?

Acht Minuten klingen nach nichts. Jeden Arbeitstag, ein ganzes Jahr lang: Das sind fast vier Arbeitstage.

Gerechnet mit rund 220 Arbeitstagen zu acht Stunden: gut 29 Stunden im Jahr.

Aus dem Vortrag

Link ans Büro schicken

45 Beispiele aus Büro und Baustelle. Die KI macht die Vorarbeit. Ihr lest das Ergebnis, ändert, was nicht passt, und entscheidet.

Stecken Kunden- oder Mitarbeiterdaten drin, nehmen wir nur einen KI-Dienst, bei dem klar ist, wo die Daten bleiben. Das richten wir zusammen ein.

Zeitfresser
Was euch heute im Alltag aufhält.
KI bereitet vor
Einen Entwurf, eine Liste oder die passende Fundstelle.
Ihr entscheidet
Inhalt, Zahlen und Ton. Abschicken tut ihr selbst.

Wo KI im Handwerk Zeit spart

8 Äste · 45 Beispiele

„Ein Prozess ist lange noch nicht gut, nur weil er automatisiert wurde.“

    • Leistungsverzeichnis vorab durchsehen
      Zeitfresser
      Ein dickes LV kommt per Mail. Ob es zu euch passt, zeigt sich oft erst nach dem Durchblättern.
      KI bereitet vor
      Sie stellt die Auffälligkeiten zusammen: unklare Mengen, Sonderregeln in den Vorbemerkungen, fremde Gewerke und Fristen.
      Ihr entscheidet
      Die markierten Stellen lest ihr selbst und entscheidet, ob ihr anbietet.
      Das ist bei uns auch so
    • Ausschreibungen vorsortieren
      Zeitfresser
      Jede Woche kommen Ausschreibungen rein, und die meisten passen nicht zu eurem Betrieb.
      KI bereitet vor
      Zu jeder Ausschreibung entsteht eine Kurzfassung mit Gewerk, Ort, Umfang, Abgabetermin und Besichtigung.
      Ihr entscheidet
      Welche ihr euch genauer anseht, wählt ihr aus. Abgabetermin und Besichtigung lest ihr in der Ausschreibung selbst nach.
      Das ist bei uns auch so
    • Begleitschreiben zum Angebot
      Zeitfresser
      Das Angebot steht. Der Text dazu, was drin ist und was nicht, bleibt dann für den Abend liegen.
      KI bereitet vor
      Aus euren Positionen entsteht ein Entwurf: was enthalten ist, was nicht und welche Angaben noch fehlen.
      Ihr entscheidet
      Inhalt und Ton prüft ihr, und das Angebot schickt ihr selbst ab.
      Das ist bei uns auch so
    • Langtext für eine Sonderposition
      Zeitfresser
      Für eine ungewöhnliche Leistung fehlt der passende Positionstext.
      KI bereitet vor
      Sie schlägt eine Formulierung im Stil eurer bisherigen Texte vor und übernimmt die Angaben vom Aufmaß.
      Ihr entscheidet
      Den Text prüft ihr fachlich. Menge und Preis setzt ihr selbst.
      Das ist bei uns auch so
    • Material- und Holzliste zusammenstellen
      Zeitfresser
      Aus Aufmaß und Notizen soll die Liste für die Preisanfrage beim Händler werden.
      KI bereitet vor
      Sie ordnet eure Angaben nach Material und Bauteil und fragt nach, wo etwas unklar ist.
      Ihr entscheidet
      Mengen und Verschnitt rechnet ihr nach, bevor die Anfrage rausgeht.
      Das ist bei uns auch so
    • Lieferantenangebote vergleichen
      Zeitfresser
      Mehrere Angebote liegen vor, mit verschiedenen Einheiten, Frachtkosten und Lieferzeiten.
      KI bereitet vor
      Sie stellt die Angebote in einer Tabelle gegenüber und markiert Abweichungen und fehlende Angaben.
      Ihr entscheidet
      Wo ihr bestellt, entscheidet ihr.
      Das ist bei uns auch so

    • Aufmaß per Sprachnotiz
      Zeitfresser
      Maße stehen auf dem Zettel, im Handy und im Kopf. Abends wird alles zusammengesucht.
      KI bereitet vor
      Aus eurer Sprachnotiz wird eine geordnete Aufmaßliste mit Bauteil, Maß und Hinweis.
      Ihr entscheidet
      Die Maße gleicht ihr mit Skizze und Fotos ab.
      Das ist bei uns auch so
    • Arbeitszettel nach dem Kundentermin
      Zeitfresser
      Nach dem Termin soll das Vereinbarte ins Büro, ohne dass unterwegs etwas verloren geht.
      KI bereitet vor
      Aus eurer kurzen Sprachnotiz entstehen ein Arbeitszettel fürs Team und ein Mailentwurf an den Kunden.
      Ihr entscheidet
      Ihr schaut kurz drüber. Das Büro plant den Einsatz und stimmt den Termin ab.
      Voraussetzung
      Eure eigene Notiz statt Mitschnitt. Ein Mitschnitt nur mit Zustimmung aller Beteiligten und geklärtem Datenweg.
      Das ist bei uns auch so
    • Bautagebuch aus Fotos und Sprachnotiz
      Zeitfresser
      Das Bautagebuch wird am Freitag aus der Erinnerung nachgetragen.
      KI bereitet vor
      Aus euren Fotos und einer kurzen Sprachnotiz wird ein Tagesbericht mit Personal, erledigten Arbeiten, Lieferungen und Behinderungen.
      Ihr entscheidet
      Was fehlt, ergänzt ihr, und dann zeichnet ihr ab.
      Das ist bei uns auch so
    • Mängelprotokoll bei der Begehung
      Zeitfresser
      Bei der Begehung wird fotografiert. Die Beschreibung jedes Mangels folgt später am Schreibtisch.
      KI bereitet vor
      Sie legt einen Protokollentwurf an, mit Foto, Ort und Beschreibung zu jedem Mangel.
      Ihr entscheidet
      Die Beschreibungen prüft ihr, Fristen und Zuständigkeiten legt ihr fest.
      Das ist bei uns auch so
    • Baustellenfotos zuordnen
      Zeitfresser
      Im Handy sind viele Fotos, aber keins liegt im richtigen Ordner.
      KI bereitet vor
      Sie schlägt vor, welches Foto zu welchem Bauteil und Arbeitsschritt gehört, und beschreibt es kurz.
      Ihr entscheidet
      Die Zuordnung kontrolliert ihr, bevor die Fotos in die Akte gehen.
      Das ist bei uns auch so
    • Abnahmeprotokoll vorbereiten
      Zeitfresser
      Zur Abnahme sollen Leistungsumfang, offene Punkte und Pflegehinweise auf einem Blatt stehen.
      KI bereitet vor
      Aus Auftrag, Bautagebuch und offenen Punkten entsteht ein Entwurf für das Protokoll.
      Ihr entscheidet
      Vor dem Termin geht ihr ihn durch und ergänzt vor Ort, was auffällt.
      Das ist bei uns auch so

    • Nachtrag begründen
      Zeitfresser
      Zusätzliche Arbeit wurde angeordnet. Die Begründung für den Nachtrag schreibt abends keiner gern.
      KI bereitet vor
      Aus Fotos, Notizen und Bautagebuch entsteht eine Begründung: was angeordnet wurde, von wem, wann und was vom LV abweicht.
      Ihr entscheidet
      Den Nachtrag kündigt ihr dem Auftraggeber an, bevor ihr mit der Arbeit beginnt. Mengen und Preise setzt ihr, den Text prüft ihr vor dem Versand.
      Das ist bei uns auch so
    • Behinderungsanzeige entwerfen
      Zeitfresser
      Der Vorunternehmer ist nicht fertig, und die Anzeige soll schnell schriftlich raus.
      KI bereitet vor
      Sie entwirft die Anzeige mit Sachverhalt, Datum, betroffenen Leistungen und absehbaren Folgen.
      Ihr entscheidet
      Den Inhalt prüft ihr. Die Anzeige schickt ihr selbst an den Auftraggeber, so dass ihr den Zugang belegen könnt.
      Das ist bei uns auch so
    • Bedenken schriftlich anmelden
      Zeitfresser
      Der Untergrund passt nicht zur geplanten Ausführung, und eure Bedenken sollen schriftlich beim Auftraggeber ankommen.
      KI bereitet vor
      Sie entwirft das Schreiben mit eurer Beobachtung, den Fotos, der möglichen Folge und eurem Vorschlag.
      Ihr entscheidet
      Die fachliche Begründung prüft ihr. Das Schreiben schickt ihr selbst an den Auftraggeber, so dass ihr den Zugang belegen könnt.
      Das ist bei uns auch so
    • Lieferscheine und Rechnungen abgleichen
      Zeitfresser
      Stimmt die Rechnung des Händlers mit dem überein, was wirklich geliefert wurde?
      KI bereitet vor
      Sie legt Lieferschein und Rechnung nebeneinander und markiert Abweichungen bei Menge, Artikel und Preis.
      Ihr entscheidet
      Die Abweichungen klärt ihr mit dem Händler.
      Das ist bei uns auch so
    • Aufmaß für die Rechnung ordnen
      Zeitfresser
      Für die Schlussrechnung liegen Aufmaße und Notizen verstreut in der Mappe und im Handy.
      KI bereitet vor
      Sie ordnet die Aufmaße den Positionen aus Angebot oder LV zu und markiert Lücken.
      Ihr entscheidet
      Mengen und Positionen prüft ihr, bevor die Rechnung entsteht.
      Das ist bei uns auch so
    • Zahlungserinnerung schreiben
      Zeitfresser
      Eine Rechnung ist offen, und die Erinnerung soll freundlich bleiben.
      KI bereitet vor
      Aus euren offenen Posten entsteht ein Entwurf mit Rechnungsnummer, Betrag und Frist.
      Ihr entscheidet
      Betrag und Ton prüft ihr und schickt die Erinnerung selbst.
      Das ist bei uns auch so

    • Kundenmails beantworten
      Zeitfresser
      Jeden Tag kommen Kundenmails, und jede will eine ordentliche Antwort.
      KI bereitet vor
      Aus der Mail und euren Stichworten entsteht ein Antwortentwurf in eurem Ton.
      Ihr entscheidet
      Ihr lest, ändert, was nicht passt, und schickt selbst ab.
      Voraussetzung
      Ein KI-Dienst, bei dem der Umgang mit Kundendaten geklärt ist. Das richten wir gemeinsam ein.
      Das ist bei uns auch so
    • Lücken in Anfragen finden
      Zeitfresser
      In der Anfrage fehlen Maße, Fotos oder Angaben zum Zugang. Es folgt ein Hin und Her am Telefon.
      KI bereitet vor
      Sie markiert, was fehlt, und entwirft eine passende Rückfrage.
      Ihr entscheidet
      Die Rückfrage ergänzt ihr und schickt sie ab.
      Das ist bei uns auch so
    • Telefonnotizen ordnen
      Zeitfresser
      Zwischen zwei Terminen ruft ein Kunde wegen seiner Heizung an. Die Notiz steht danach auf einem Zettel im Auto.
      KI bereitet vor
      Aus euren Stichworten wird eine saubere Telefonnotiz mit Anliegen, Rückrufnummer und nächstem Schritt fürs Büro.
      Ihr entscheidet
      Ob alles stimmt, prüft ihr, bevor die Notiz ans Büro geht.
      Voraussetzung
      Eure eigene Notiz statt Mitschnitt. Ein Mitschnitt nur mit Zustimmung aller Beteiligten und geklärtem Datenweg.
      Das ist bei uns auch so
    • Kundeninfo vor Baubeginn
      Zeitfresser
      Vor dem Start fragen Kunden nach Ablauf, Zufahrt, Strom und Container.
      KI bereitet vor
      Aus dem Auftrag entsteht ein Infoschreiben: was wann passiert und was der Kunde vorbereiten sollte.
      Ihr entscheidet
      Die Termine prüft ihr, dann geht das Schreiben von euch raus.
      Das ist bei uns auch so
    • Prüfbericht verständlich erklären
      Zeitfresser
      Nach der Prüfung der Elektroanlage will der Kunde wissen, was die Ergebnisse für ihn bedeuten.
      KI bereitet vor
      Sie entwirft ein verständliches Anschreiben zu euren Prüfergebnissen, offene Mängel zuerst.
      Ihr entscheidet
      Messwerte und Bewertung bleiben eure Sache. Den Text prüft ihr vor dem Versand.
      Das ist bei uns auch so
    • Auf eine Beschwerde antworten
      Zeitfresser
      Eine verärgerte Mail kommt rein. Die Antwort soll sachlich werden und nicht aus dem Bauch.
      KI bereitet vor
      Sie schreibt einen ruhigen Entwurf, der auf jeden Punkt eingeht und offene Fragen sammelt.
      Ihr entscheidet
      Was ihr zusagt, entscheidet ihr. Die Antwort schickt ihr selbst.
      Das ist bei uns auch so

    • Aufgaben aus der Montagsrunde
      Zeitfresser
      Nach der Besprechung weiß jeder etwas anderes über die Aufgaben der Woche.
      KI bereitet vor
      Aus euren Notizen wird eine Aufgabenliste: wer, was, bis wann. Offene Punkte bleiben sichtbar.
      Ihr entscheidet
      Die Liste prüft ihr und verteilt sie im Team.
      Voraussetzung
      Eure eigene Notiz statt Mitschnitt. Ein Mitschnitt nur mit Zustimmung aller Beteiligten und geklärtem Datenweg.
      Das ist bei uns auch so
    • Protokoll der Baubesprechung
      Zeitfresser
      Nach der Baubesprechung soll das Protokoll schnell raus, solange alle noch wissen, was gesagt wurde.
      KI bereitet vor
      Aus euren Stichpunkten entsteht ein Protokollentwurf mit Beschlüssen, Aufgaben und Terminen.
      Ihr entscheidet
      Jeden Punkt prüft ihr, und das Protokoll verschickt ihr selbst.
      Voraussetzung
      Eure eigene Notiz statt Mitschnitt. Ein Mitschnitt nur mit Zustimmung aller Beteiligten und geklärtem Datenweg.
      Das ist bei uns auch so
    • Posteingang vorsortieren
      Zeitfresser
      Im Postfach liegen Rechnungen, Anfragen, Werbung und Behördenpost durcheinander.
      KI bereitet vor
      Sie sortiert vor, nach Vorgang und Dringlichkeit, und zieht Fristen heraus.
      Ihr entscheidet
      Ihr arbeitet die Liste ab und entscheidet, was warten kann.
      Das ist bei uns auch so
    • Fristen aus Schreiben herausziehen
      Zeitfresser
      Ein langes Schreiben vom Bauherrn oder vom Amt kommt an. Irgendwo darin steht eine Frist.
      KI bereitet vor
      Sie fasst zusammen, was gefordert wird, bis wann und von wem, und nennt die Stelle im Schreiben.
      Ihr entscheidet
      Das Original lest ihr an der Stelle nach und tragt die Frist selbst ein.
      Das ist bei uns auch so
    • Anträge vorausfüllen
      Zeitfresser
      Für Gerüst oder Container auf dem Gehweg braucht es einen Antrag, jedes Mal mit denselben Angaben.
      KI bereitet vor
      Sie füllt den Antrag mit den Angaben aus dem Auftrag vor.
      Ihr entscheidet
      Die Angaben prüft ihr, und den Antrag reicht ihr selbst ein.
      Das ist bei uns auch so
    • Belege für die Buchhaltung ordnen
      Zeitfresser
      Belege liegen im Auto, im Postfach und in der Jackentasche.
      KI bereitet vor
      Sie listet die Belege mit Datum und Betrag auf und schlägt die Zuordnung zum Auftrag vor.
      Ihr entscheidet
      Die Zuordnung prüft ihr, bevor alles an die Buchhaltung geht.
      Das ist bei uns auch so

    • Herstellerdatenblätter durchsuchen
      Zeitfresser
      Welche Verarbeitungstemperatur gilt für diese Abdichtung? Die Antwort steckt irgendwo in einem langen PDF.
      KI bereitet vor
      Sie antwortet mit der Fundstelle im Datenblatt, damit ihr direkt nachlesen könnt.
      Ihr entscheidet
      Die Fundstelle lest ihr nach, bevor ihr danach arbeitet.
      Das ist bei uns auch so
    • In Verlegerichtlinien nachschlagen
      Zeitfresser
      Auf dem Dach kommt die Frage nach der Befestigung in der Randzone, und die Richtlinie liegt im Büro.
      KI bereitet vor
      Eine passend eingerichtete KI sucht in den Richtlinien eurer Hersteller und nennt Seite und Abschnitt, auch unterwegs auf dem Handy.
      Ihr entscheidet
      Die Stelle prüft ihr im Original. Für die Randzone zählt die Windsogberechnung eures Objekts.
      Das ist bei uns auch so
    • Fachregeln und Normen finden
      Zeitfresser
      Welche Regel gilt hier? Die Suche in Ordnern und PDFs dauert.
      KI bereitet vor
      Sie verweist auf die passenden Abschnitte in den Regelwerken, die ihr im Betrieb habt.
      Ihr entscheidet
      Den Abschnitt lest ihr selbst und entscheidet, wie ihr ausführt.
      Voraussetzung
      Nur mit Regelwerken, deren Lizenz das Einlesen in einen KI-Dienst erlaubt. Das prüfen wir beim Einrichten.
      Das ist bei uns auch so
    • Sicherheitsdatenblatt zusammenfassen
      Zeitfresser
      Für ein neues Produkt soll das Team wissen, worauf es achten muss.
      KI bereitet vor
      Sie fasst Schutzausrüstung, Erste Hilfe und Lagerung zusammen, jeweils mit Fundstelle.
      Ihr entscheidet
      Die Kurzfassung ist nur ein Entwurf für eure Betriebsanweisung. Ihr prüft sie gegen das Original und besprecht sie mit dem Team.
      Das ist bei uns auch so
    • Zwei Produkte vergleichen
      Zeitfresser
      Der Kunde fragt nach einer anderen Fassadenfarbe, und beide Datenblätter sind lang.
      KI bereitet vor
      Sie stellt die wichtigsten Werte aus beiden Datenblättern nebeneinander.
      Ihr entscheidet
      Die Werte prüft ihr in den Datenblättern, und welches Produkt zur Baustelle passt, bewertet ihr.
      Das ist bei uns auch so

    • Neue Leute einarbeiten
      Zeitfresser
      Neue fragen viel: Wie legen wir einen Auftrag an? Wo gehören die Baustellenfotos hin?
      KI bereitet vor
      Sie antwortet aus euren eigenen Anleitungen und schlägt einen Plan für die ersten Wochen vor.
      Ihr entscheidet
      Die Anleitungen prüft ihr und haltet sie aktuell. In den ersten Wochen schaut ihr bei den Antworten mit drauf.
      Das ist bei uns auch so
    • Lernfragen für Azubis
      Zeitfresser
      Vor der Prüfung wollen Azubis üben, und im Alltag fehlt die Zeit zum Abfragen.
      KI bereitet vor
      Sie stellt Übungsfragen zum Lernstoff und erklärt jede Antwort.
      Ihr entscheidet
      Fragen und Antworten prüft ihr, bevor der Azubi damit lernt. Offene Punkte besprecht ihr mit ihm.
      Das ist bei uns auch so
    • Unterweisung vorbereiten
      Zeitfresser
      Die Unterweisung zu Leitern und Gerüsten steht an, und die Unterlagen sind vom letzten Jahr.
      KI bereitet vor
      Aus euren Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen entsteht ein Entwurf mit Fragen zum Abschluss.
      Ihr entscheidet
      Den Inhalt prüft ihr, und die Unterweisung haltet ihr selbst.
      Das ist bei uns auch so
    • Infoblatt für die Kolonne
      Zeitfresser
      Am Morgen fragt die Kolonne nach Adresse, Ansprechpartner, Zufahrt und Besonderheiten.
      KI bereitet vor
      Aus Auftrag und Notizen entsteht ein Infoblatt, das auf eine Handyseite passt.
      Ihr entscheidet
      Die Angaben prüft ihr, bevor ihr es weitergebt.
      Das ist bei uns auch so
    • Arbeitsanweisung übersetzen
      Zeitfresser
      Ein Kollege versteht die Anweisung auf Deutsch nur zur Hälfte.
      KI bereitet vor
      Sie übersetzt die Anweisung in seine Sprache, in einfachen Sätzen.
      Ihr entscheidet
      Wichtige Anweisungen lasst ihr von jemandem gegenlesen, der beide Sprachen spricht.
      Das ist bei uns auch so

    • Stellenanzeige schreiben
      Zeitfresser
      Ihr sucht Leute, aber die Anzeige vom letzten Jahr klingt wie alle anderen.
      KI bereitet vor
      Aus euren Stichworten zu Aufgaben, Team und Arbeitszeiten entsteht ein Entwurf.
      Ihr entscheidet
      Ob jede Angabe stimmt und die Anzeige niemanden ausschließt, prüft ihr. Online stellt ihr sie selbst.
      Das ist bei uns auch so
    • Beitrag aus Baustellenfotos
      Zeitfresser
      Von der Baustelle gibt es gute Fotos, aber für einen Beitrag fehlt die Zeit.
      KI bereitet vor
      Sie schreibt einen kurzen Text zu den Fotos für eure Social-Media-Kanäle.
      Ihr entscheidet
      Die Fotos wählt ihr aus, und den Beitrag veröffentlicht ihr selbst.
      Voraussetzung
      Fotos vom Objekt nur mit Zustimmung des Bauherrn. Keine erkennbaren Personen, Kennzeichen oder Hausnummern ohne Zustimmung.
      Das ist bei uns auch so
    • Auf Bewertungen antworten
      Zeitfresser
      Eine neue Online-Bewertung ist da, und die Antwort soll nicht tagelang liegen bleiben.
      KI bereitet vor
      Sie entwirft eine freundliche Antwort, die zur Bewertung passt.
      Ihr entscheidet
      Den Ton prüft ihr. Namen und Auftragsdetails gehören nicht in die Antwort, und veröffentlichen tut ihr selbst.
      Das ist bei uns auch so
    • Referenztext für die Website
      Zeitfresser
      Ein schönes Projekt ist fertig, aber auf der Website steht noch nichts davon.
      KI bereitet vor
      Aus Fotos, Leistungsumfang und euren Notizen entsteht ein kurzer Projekttext.
      Ihr entscheidet
      Die Angaben prüft ihr und holt die Zustimmung des Kunden ein.
      Das ist bei uns auch so
    • Praktikumsplätze bekannt machen
      Zeitfresser
      Schulen fragen nach Praktikumsplätzen, und ein passender Text fehlt.
      KI bereitet vor
      Sie entwirft einen Aushang: was Praktikanten bei euch machen und wen sie fragen können.
      Ihr entscheidet
      Eure Kontaktdaten ergänzt ihr, dann gebt ihr den Text weiter.
      Das ist bei uns auch so

Kostenlose Erstberatung

Welche Aufgabe
nehmen wir uns zuerst vor?

Erzählt mir, was euch im Alltag am meisten aufhält. Zuerst schaue ich mir mit euch an, wie ihr es heute macht. Dann richte ich die KI passend zu euren Programmen ein und zeige eurem Team, wie es geht. Den Datenschutz klären wir zusammen. Und den Festpreis kennt ihr, bevor ich anfange.

Holt eure Bürokraft gerne dazu.

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